Styl pracy menadżera

Od wielu lat pracuję z manadżerami nad rozwojem ich indywidualnego stylu zarządzania, tak aby stawali się coraz skuteczniejsi w pełnionych przez siebie rolach. Bardzo często zadają mi pytanie: „Jaki/jaka powinienem/ powinnam być, aby odnieść sukces jako menadżer?”. Nie ma menadżerów idealnych, tak samo jak nie ma idealnych ludzi. Jestem przekonana jednak, że kluczową kompetencją każdego menadżera jest jego refleksyjność. To ona decyduje o szybkości uczenia się, wyciągania wniosków z własnych doświadczeń i modyfikacji zachowań, jeśli tylko wymaga tego sytuacja.

Ponadto dobry menadżer, to świadomy menadżer. Znający swoje mocne strony oraz obszary rozwojowe. Świadomie wybierający zachowania, które pomogą mu osiągać zamierzone cele w relacjach ze współpracownikami, ponieważ rozumie jak jego zachowania mogą wpływać na innych. Wrażliwy i uważny na sygnały płynące od innych i elastycznie dopasowujący się do sytuacji. Wrażliwy i uważny także na siebie, na swoje reakcje i ich przyczyny. Rozumiejący dlaczego reaguje w określony sposób, dzięki czemu może kontrolować swoje zachowania i zmieniać je w zależności od potrzeb. Wszystko to buduje natomiast jego poczucie własnej wartości i osadzenia w roli. Rozumie, że może zachowywać się różnie w różnych sytuacjach, ale cały czas w zgodzie ze sobą, jest autentyczny i spójny wewnętrznie. Kieruje się wewnętrznym drogowskazem, wewnętrznym kodeksem etycznym, w zgodzie z własnymi wartościami.

Jung powiedział kiedyś „Jeśli nie uczynisz nieświadomego świadomym, będzie kierowało Twoim życiem, a ty będziesz nazywał to przeznaczeniem” i w pełni się z tym zgadzam. Świadomość i refleksyjność to potężne narzędzia, które, jeśli tylko wykorzystujemy je w odpowiedni sposób dają wspaniałe efekty. W budowaniu samoświadomości menadżera podczas sesji coachingowych często wykorzystuję koncepcję Stylów pracy Julie Hay, które odnoszą się do indywidualnych cech jednostki i ich wpływu na funkcjonowanie zawodowe. Jest to koncepcja, która wywodzi się z Analizy Transakcyjnej, nurtu w psychologii, który koncentruje się na systemowej analizie jednostki oraz jej interakcji ze światem zewnętrznym.

Hay opisuje pięć podstawowych Stylów pracy: Bądź Doskonały, Spiesz Się, Sprawiaj Przyjemność, Wysilaj się i Bądź Silny, które omówię krótko w odniesieniu do Stylu Pracy menadżera.

Style pracy wpływają na nasze codzienne funkcjonowanie (komunikację, podejmowanie decyzji, zarządzanie sobą w czasie, sposób realizacji zadań, zarządzanie ludźmi, etc.) i można powiedzieć, że są związane z naszymi preferencjami dotyczącymi wyboru określonego zachowania. Pod każdym Stylem Pracy znajdują się intencje, ukryte motywacje które przyświecają naszym działaniom. Dzięki znajomości preferowanego stylu, łatwiej będzie nam odpowiedzieć na pytanie dlaczego ludzie oceniają siebie nawzajem w tak różny sposób, dlaczego tak różnie się zachowują i zwracają uwagę na różne rzeczy, co napędza ich do działania. Gdyby zajrzeć głębiej, można byłoby pewnie, odnieść się także do systemu wartości poszczególnych jednostek, do tego, co i dlaczego jest dla nich ważne. Pamiętać należy, że omawiany tu konstrukt to jedynie próba opisania rzeczywistości, która nas otacza. Jestem daleka od przyszywania ludziom „łatek” i skazywania ich przez to na wieczne uwięzienie w danej etykiecie. Style Pracy służą raczej określeniu preferencji i zakładają, że każdy z nas posiada wszystkie te style, jednakże w sposób nieświadomy preferuje jeden. Świadomość dominującego Stylu pracy powoduje, że możemy kontrolować nasze zachowania, podejmować decyzje co do wyboru reakcji i dzięki temu być skuteczniejszymi w osiąganiu swoich celów. Przeczytaj poniższy opis stylów i zastanów się, który z nich jest Ci najbliższy.

„Diabeł tkwi w szczegółach” powie pewnie menadżer, którego dominującym Stylem Pracy jest „Bądź Doskonały”. To perfekcjonista, który przywiązuje dużą wagę do szczegółów i estetyki wykonania. Osoba ta jest dobra w doprowadzaniu rzeczy do końca. Narzuca sobie i innym bardzo wysokie standardy wykonania, dlatego bywa surowa w ocenach i nigdy nie jest zadowolona z efektów, co może negatywnie wpływać na motywację podwładnych. Może mieć problem z delegowaniem zadań, ponieważ uważa, że nikt, nie wykona ich lepiej niż ona sama. Można na niej polegać, to rzetelny i sprawny realizator. Poczucie bezpieczeństwa daje jej możliwość kontrolowania sytuacji. Trudno ją zaskoczyć ponieważ planując przewiduje możliwe ryzyka i tworzy plany awaryjne. Może jednak źle reagować na zmiany oraz sytuacje nagłe, które wymagają szybkiego dostosowania się. Zazwyczaj podejmowanie decyzji trwa u niej dłużej, ponieważ musi przeanalizować wszystkie dane, aby wyeliminować ryzyko pomyłki. Bardzo dobrze radzi sobie w planowaniu, organizowaniu, kontrolowaniu i egzekwowaniu działań. Zawsze dobrze przygotowana. Nie daje sobie ani innym przyzwolenia na popełnianie błędów. Kiedy popełnia błąd mocno to przeżywa i podkopuje to jej poczucie własnej wartości. W komunikacji używa rozbudowanych zdań, zarzucając odbiorcę dużą ilością informacji. Dla niej wszystko jest ważne, dlatego może mieć trudność w określaniu priorytetów dla siebie i dla swojego zespołu. Może zadawać bardzo dużo pytań, bardzo szczegółowych, co pomaga, ale może również irytować rozmówcę. Może nie dotrzymywać terminów realizacji zadań, ponieważ będzie miała tendencję do ciągłego ich udoskonalania. Jej naturalnym środowiskiem pracy będzie raczej organizacja o kulturze biurokratycznej, poukładana, posiadająca jasne i przejrzyste procedury oraz zasady działania, jasny podział obowiązków. Organizacje działające bardziej ad hoc mogą powodować u niej wysoki poziom frustracji, stres i prowadzić do wypalenia zawodowego. W procesie rozwoju przede wszystkim powinna nauczyć się, że błędy, które popełniamy są lekcjami z których powinniśmy wyciągać wnioski na przyszłość. Równie ważne jest, aby nauczyła się wybierania odpowiedniej ilości szczegółów, którymi warto się zajmować. Jak rozpoznać „Bądź doskonały”? Po pierwsze zawsze wygląda idealnie: nienagannie wyprasowana koszula, doskonały porządek na biurku, pamięć do szczegółów, wysublimowane słownictwo, długie, ale za to dobrze estetycznie przygotowane maile. Kiedy taka osoba wchodzi na spotkanie, zawsze jest przygotowana. Zadaje dużo pytań, w detalach opowiada o realizowanych projektach. Dla niej najważniejsze są: dokładność, bezbłędność, odpowiednia estetyka wykonania, dobra organizacja.

Menadżer z dominującym stylem „Spiesz Się” pracuje szybciej niż inni i tego samego oczekuje od swojego zespołu. Uwielbia pracę pod presją czasu. Realizacja kilku spraw jednocześnie jest dla niego bardzo motywująca. Ceni sobie szybkie sposoby rozwiązywania zadań. Lubi improwizować. Bardzo dobry w podejmowaniu szybkich decyzji. Oczekuje szybkich rezultatów i może mieć trudność z odroczoną gratyfikacją. Zdecydowanie mniej czasu przeznacza na przygotowania do działania, przez co zyskuje go na poznawanie nowych osób i realizację większej ilości zadań. Jednakże tendencja do szybkiego mówienia i myślenia może powodować, że współpracownicy mogą irytować się w kontakcie z nim, zwyczajnie za nim nie nadążając. Pośpiech może mu nie służyć, ponieważ może prowadzić do popełniania błędów. Ma tendencję do odkładania „na później” i zazwyczaj zabiera się do działania w ostatniej chwili, a kiedy dodać do tego możliwe błędy, może nie wywiązywać się z terminów. Żyjąc w ciągłym pośpiechu może mieć trudność w nawiązywaniu prawdziwych i głębokich relacji z innymi. W przypadku podejmowania decyzji, warto, aby brał pod uwagę wszystkie ważne aspekty danej kwestii, zamiast poddać się wewnętrznej presji szybkiego rozwiązania. Przez innych może być odczytywany jako osoba niecierpliwa, zdarza się jej przerywać innym, kończyć za nich zdania. Może też jako menadżer nakładać bardzo dużą presję na swój zespół, związaną z szybkością działania, co wpływa negatywnie, szczególnie na osoby typu „Bądź doskonały”. Jak można rozpoznać taką osobę? Zazwyczaj szybko mówi, szybko chodzi, w zasadzie wszystko robi szybko. Ma tendencję do spóźniania się, ponieważ w planie dnia nie wzięła pod uwagę nieprzewidzianych okoliczności. Jej mowa ciała jest ekspresyjna, dużo gestykuluje, okazuje oznaki zniecierpliwienia, wiercąc się na krześle, spoglądając na zegarek, ziewając, etc. Dobrze sprawdza się w organizacjach dla których ważną kompetencją jest praca pod presją czasu, szybkie działania, decyzje, szybkie efekty. Z moich obserwacji wynika, że bardzo często ten styl reprezentują menadżerowie zespołów sprzedażowych. W tych przypadkach, dodatkowo wzmacniany jest on przez krótkoterminowe cele (np. miesięczne plany sprzedaży) koncentrujące jednostki na szybkich rezultatach.

Menadżer z dominującym stylem „Sprawiaj Przyjemność” charakteryzuje się wysokim poziomem empatii. Wyrozumiały, nastawiony na innych, daje mnóstwo przyzwoleń. Pracownicy czują się dobrze w jego towarzystwie. Dla niej najważniejsze jest, aby inni ją lubili, aby mogła im pomagać. Osoby takie dążą do szybkiego rozwiązywania wszelkich napięć. Nie lubią konfliktów i postrzegają je jako coś destrukcyjnego dla relacji. Głównym obszarem rozwojowym dla tej osoby, szczególnie kiedy pełni role menadżerskie jest asertywność. Nie potrafi odmawiać, a jeśli już to robi, poczucie winy sprawia, że bierze na siebie jeszcze więcej cudzych spraw. Może czuć się wykorzystywana, ponieważ zazwyczaj ilość rzeczy, którą robi dla innych, nie idzie w parze z ilością rzeczy, które inni robią dla niej. Obawia się, że mogłaby kogoś zranić i dlatego zwykle nie mówi co naprawdę myśli. Jako menadżer wie jak motywować swój zespół i stworzyć przyjazną atmosferę w pracy. Może jednak obawiać się podejmowania trudnych decyzji. Naturalnie bardzo dobrze sprawdza się w organizacjach w których panuje kultura klanowa, gdzie ważne są relacje. Może nie delegować zadań w obawie przed utratą sympatii zespołu, albo w wyniku przekonania, że i tak mają już za dużo pracy. Bardziej dba o potrzeby innych niż swoje własne. Jest autentycznie zainteresowana innymi co ułatwia jej budowanie relacji opartych na zaufaniu. Potrafi słuchać i jest empatyczna. Jak można rozpoznać taką osobę? Jest zwykle uśmiechnięta, szybko buduje relacje jest bardzo miła. Zwykle na jej biurku można dostrzec zdjęcie z ostatniej wycieczki rodzinnej. Dużo opowiada o innych, ale mało o sobie. W trakcie spotkania będzie to pierwsza osoba, która zaproponuje nam kawę. Często dopytuje o opinie innych przed wykonaniem jakichkolwiek działań, bierze pod uwagę ich zdanie, zaprasza do partycypacji. Ważne, aby przede wszystkim rozwijała swoje kompetencje w obszarze asertywności, a szczególnie budowania i ochrony swoich granic.

Menadżer z dominującym stylem „Wysilaj Się” to zdecydowanie entuzjasta pracy. Wkłada dużo wysiłku i zaangażowania w wykonywane przez siebie działania. Bardzo dobrze reaguje na zmiany i zdecydowanie jest ich ambasadorem w organizacji. Uwielbia wyzwania, dlatego ma tendencję do podejmowania się coraz to nowych zadań. Nadzwyczaj dobrze czuje się rozwiązując sytuacje trudne. Wychodzi z założenia, że praca ma naprawdę sens tylko wówczas kiedy kosztuje nas dużo wysiłku. To wizjoner. Potrafi widzieć rzeczy szerzej niż inni, znajduje połączenia między pozornie niepowiązanymi ze sobą rzeczami, co tworzy zupełnie nową jakość i czyni go kreatywnym oraz wykraczającym poza schematy. Niestety czasem patrzy zbyt szeroko, co powoduje, że projekty rozrastają się w jego rękach do niebotycznych rozmiarów i nie mogą zostać zrealizowane. Często niekończenie rozpoczętych działań wynika również ze słomianego zapału, szybko się bowiem nudzi. Lubi motywować, pociągać ludzi za sobą, ale zwykle też porzuca ich w połowie drogi, bo sam proces tworzenia jest dla niego atrakcyjny, ale już nie operacyjne wdrażanie projektów w życie. To może powodować, że nie odnosi sukcesów, albo kiedy je odnosi, zamiast cieszyć się nimi, zwykle poszukuje już kolejnych celów dla siebie. Motywację czerpie z nowości i trudności zadania. Szybko dostrzega możliwości, dlatego dobrze sprawdza się na stanowiskach związanych z rozwijaniem nowych biznesów, marketingiem oraz sprzedażą. Jako menadżer potrafi swoją charyzmą zarazić zespół. Osoba taka może być jednak irytująca w kontaktach z innymi, ponieważ ma tendencję do niekończenia rozpoczętych zdań i przeskakiwania z tematu na temat, szybko też nudzi się rozmową. Może często zmieniać zdanie. Do zespołu wnosi energię, pobudzającą do działania, ale może być odbierana jako chaotyczna. Nie lubi kiedy wymaga się od niej koncentracji na szczegółach. Dlatego może mieć trudność w komunikacji i współpracy z osobą z dominującym stylem „Bądź doskonały”. Jak można ją poznać?Przede wszystkim to wulkan energii. Zwykle jest nieprzygotowany, ponieważ nie lubi wcześniej planować, za to bardzo dobrze idzie mu improwizacja. Ważne, aby się z nią dobrze zakontraktować, aby wiedzieć czego rzeczywiście od nas oczekuje ponieważ często może mieć problem ze skonkretyzowaniem swoich wymagań. W obszarze jej rozwoju leży także kwestia kończenia rozpoczętych zadań. Z mojego doświadczenia wynika, że osoby takie dobrze sprawdzają się w kulturze organizacji w której wysoko ceniona jest kreatywność i elastyczność w działaniu. Zwykle te osoby są bardzo przedsiębiorcze. Jako menadżerowie powinni piastować stanowiska w których przede wszystkim zajmują się kreacją a niekoniecznie działaniami operacyjnymi.

Manadżer z dominującym stylem „Bądź Silny” to osoba, która wydaje się być bardzo opanowana, stabilna i pewna siebie. Zachowuje spokój w najbardziej ekstremalnych sytuacjach. Potrafi podejmować kontrowersyjne decyzje, jeśli tylko uważa, że są one uzasadnione i przybliżają ją do realizacji celów. Charakteryzuje się wysoką zadaniowością i mocną orientacją na cel. W trudnych chwilach zachowuje zimną krew i zdolność do logicznego myślenia. Osoba taka nie ma w zwyczaju prosić nikogo o pomoc, nawet wówczas kiedy zupełnie sobie nie radzi, uważa bowiem, że proszenie o pomoc jest oznaką słabości, a to zupełnie nie mieści się już w jej standardach. Właśnie dlatego może również krytycznie oceniać osoby, które nie mają kłopotu z proszeniem o wsparcie. Dodatkowo oznaką słabości jest dla niej okazywanie emocji. Bywa niewrażliwa na krytykę i zawsze szczerze mówi co sobie myśli. Jako menadżer przekazuje zazwyczaj bardzo rzetelną informację zwrotną, choć sposób w jaki to robi może pozostawiać sporo do życzenia. Można powiedzieć, że wykazuje się postawą asertywną, chociaż czasem może być odbierana jako agresywna. Może być postrzegana jako nazbyt zdystansowana, chłodna i nie biorąca pod uwagę uczuć innych. Sama aktywnie nie zabiega o budowanie relacji z innymi. Jako menadżer może zapominać czasem, że cele realizowane są przez ludzi, a tych z kolei czasem należy motywować. Chwalenie natomiast nie jest w jego stylu, dobra robota, w jego przekonaniu, broni się sama. Zrównoważeni, co sprawia, że są bardzo przewidywalni dla otoczenia. Jak poznać taką osobę? Zazwyczaj komunikuje się w sposób minimalistyczny. Wydaje się raczej wydawać bezosobowe rozkazy, aniżeli prowadzić dyskusję. Mocno koncentruje się na wyniku, od razu pyta o zadania do wykonania. Czuje się dobrze kiedy wiadomo jaki jest cel i na kiedy trzeba go zrealizować. Zwykle skuteczny menadżer, ale możliwe, że z dużą rotacją w zespole. Może dobrze czuć się w organizacjach o nastawieniu rynkowym i rywalizacyjnym, z jasno wyznaczonymi celami i nagradzającymi skuteczność w działaniu. Jeśli organizacja jest typu klanowego, gdzie przede wszystkim liczą się relacje, będzie zdecydowanie sfrustrowana. Obszarem rozwojowym dla tej osoby są umiejętności interpersonalne, motywowanie zespołu, przekazywanie informacji zwrotnych i proszenie o pomoc.

Nie ma dobrego czy złego Stylu Pracy. Każdy z nich może doprowadzić nas do sukcesu, ale również wpływać na nasze porażki. Najważniejsze jest, aby świadomie kierować sobą i mądrze wybierać swoje reakcje, ponieważ ostatecznie dobry menadżer przede wszystkim potrafi zarządzać sobą.